home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 9 / The PC-SIG Library on CD ROM - Ninth Edition.iso / 401_500 / DISK0401 / DISK0401.ZIP / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1984-08-05  |  40KB  |  1,119 lines
  1.                       THE ADDRESS BOOK                  
  2.  
  3.      THE PROGRAMS THAT MAKE UP THE SOFTWARE KNOWN AS "THE ADDRESS
  4. BOOK" ARE ON THE ENCLOSED DISK.  PLEASE PROCEED AS FOLLOWS:
  5.  
  6.          1.   FORMAT A SYSTEMS DISK USING PC-DOS  1.1 OR 2.0.
  7.               FORMAT USING THE FORMAT /S COMMAND.
  8.  
  9.               E.G. PLACE YOUR DOS DISK IN A:DRIVE,   AND NEW  
  10.               UNFORMATTED DISK IN B:DRIVE--
  11.  
  12.               TYPE:  FORMAT B:/S
  13.  
  14.          2.   COPY  THE BASICA.COM PROGRAM FROM YOUR DOS DISK TO
  15.               YOUR  NEWLY FORMATTED DISK.
  16.  
  17.               E.G. TYPE:  COPY BASICA.COM B:
  18.  
  19.          3.  COPY  THE  PROGRAMS ON THE ATTACHED APPLICATIONS DISK
  20.              TO  YOUR  NEWLY FORMATTED SYSTEMS DISK USING THE COPY
  21.              *.* COMMAND.
  22.  
  23.              E.G.  DOS DISK REMOVED FROM A:DRIVE, NEWLY FORMATTED
  24.              DISK IN  B:DRIVE MOVED TO A:DRIVE, AND ENCLOSED "ADDRESS
  25.              BOOK" APPLICATIONS DISK PLACED IN B:DRIVE--
  26.  
  27.              TYPE: COPY B:*.* A:
  28.  
  29.          4.  YOU ARE NOW READY TO PROCEED.  THE NEW SYSTEMS DISK,
  30.              CONTAINING  "THE  ADDRESS  BOOK",  CAN BE STARTED
  31.              BY  TYPING  <CTRL><ALT><DEL> SIMULTANEOUSLY.  BE SURE
  32.              YOUR NEW SYSTEMS DISK IS IN THE A:DRIVE!
  33.  
  34.                                 ********************
  35.  
  36. DOCUMENTATION:   The  documentation for The Address Book is on
  37. the enclosed disk in the file titled Manual.doc.   The documentation
  38. is coded  to  be  printed using your IBM-DOS disk. Proceed as follows:
  39.          
  40.          1.   Load  your  DOS disk into the a:drive  and  place
  41.               your Address Book disk into the b:drive.  BE SURE
  42.               YOUR PRINTER IS ON!
  43.  
  44.               TYPE:   TYPE  B:MANUAL.DOC  
  45.  
  46.               and you can review the material on your monitor
  47.  
  48.                       or
  49.  
  50.               TYPE: <Ctrl><PrtSc>
  51.               TYPE:  TYPE B:MANUAL.DOC     
  52.  
  53.                and the documentation will be printed.
  54.  
  55.  
  56.  
  57. THE ADDRESS BOOK
  58.  
  59.  
  60.  
  61.     The Address Book  is distributed as "user-supported software."
  62.  You do not have to pay for it.   You can copy it, give it away,
  63. or do whatever else you wish with it except sell it.  You may not,
  64. however:
  65.  
  66.     1.  Charge any price for the program or documentation.  Non-profit
  67. organizations may charge a distribution fee of up to cover their
  68. overhead.
  69.  
  70.     2.  Modify the program or documentation in any way.  Both
  71. the program and documentation must be distributed together.
  72.  
  73.        The Address Book is copyrighted and remains the property of
  74. the authors.
  75.  
  76.     User-supported software was conceived by Andrew Fluegelman
  77. of Headlands Press for PC-TALK.  He used the term FreeWare(tm). 
  78. Jim Button, distributor of PC-FILE, coined the term user-supported
  79. software.  Users of user-suported software adhere to the concept
  80. of freely distributed software.
  81.  
  82.     If you find that it is useful, you are invited to make a $25
  83. donation to the authors.  The donation is voluntary and in no way
  84. should be considered as payment for software or services.
  85.  
  86.     The authors are:
  87.                           Eddie Loh  and
  88.                                Robert L. Caret
  89.                              Integrated Software Systems
  90.                          POB 61
  91.                          Phoenix, MD. 21131
  92.                          Tel.  (301) 4672018
  93.                                
  94.     The authors may also be reached via MCI Mail (c/o RCaret)
  95. or CompuServe (72435,552/RCaret).
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.                        THE ADDRESS BOOK
  101.  
  102.          (C) Copyright 1983           E. Loh and R. L. Caret
  103.            
  104.                    Integrated Software Systems         
  105.  
  106.  
  107.      ALL  RIGHTS  RESERVED.   NO PART OF THIS MANUAL  MAY BE REPRODUCED
  108. OR  UTILIZED  IN  ANY  FORM  OR  BY  ANY  MEANS, ELECTRONIC OR
  109. MECHANICAL,  INCLUDING PHOTOCOPYING,  RECORDING OR BY ANY INFORMATION
  110. STORAGE AND RETRIEVAL SYSTEM, WITHOUT WRITTEN PERMISSION FROM
  111. INTEGRATED SOFTWARE SYSTEMS,  POB 61,  PHOENIX, MD. 21131.   
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.                        LIMITED WARRANTY                 
  117.  
  118.      THIS PRODUCT IS PROVIDED "AS IS" WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND,
  119. EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO  THE
  120. IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR
  121. PURPOSE.   THE ENTIRE RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF
  122. THE PRODUCT IS WITH YOU. SHOULD THE  PRODUCT PROVE DEFECTIVE, 
  123. YOU (AND NOT INTEGRATED SOFTWARE SYSTEMS OR AN  AUTHORIZED  PERSONAL
  124. COMPUTER DEALER) ASSUME  THE  ENTIRE COST  OF ALL SERVICING,  REPAIR
  125. OR CORRECTION.  THIS WARRANTY GIVES  YOU SPECIFIC LEGAL RIGHTS
  126. AND YOU MAY ALSO HAVE  OTHER RIGHTS WHICH VARY FROM STATE TO STATE.
  127. YOU  ACKNOWLEDGE  THAT YOU HAVE READ AND  AGREE  TO  THE TERMS
  128. AND CONDITIONS...
  129.  
  130.          
  131.                         THE ADDRESS BOOK
  132.  
  133.  
  134.                    Integrated Software Systems 
  135.  
  136.  
  137.            (C),  COPYRIGHT 1983     E. Loh and R. L. Caret
  138.  
  139.      The  Address  Book  is a very  user  friendly  personal  and/or
  140. business address book program.   Address Book  allows you  to 
  141. create  your  own address book file for  up  to  300 entries. 
  142. Once created, the Address Book can be:
  143.  
  144.                     1.  Edited
  145.                          A.  entries can be updated
  146.                          B.  entries can be added
  147.                          C.  entries can be deleted  
  148.  
  149.                     2. Printed
  150.                          A.  names and addresses
  151.                          B.  names and birthdays
  152.                          C.  complete files
  153.                          D.  formatted for mailing labels
  154.                          E.  user defined notes
  155.                          F.  names and telephone numbers
  156.                          G.  zip code
  157.                          H.  names only
  158.  
  159.                              see SEARCH and SORT routines also!
  160.  
  161.                              WordStar* and WordPerfect* MAIL MERGE
  162.                              files can also be created
  163.  
  164.                     3.  Searched
  165.                          A.  by first name
  166.                          B.  by surname
  167.                          C.  by company
  168.                          D.  by home phone number
  169.                          E.  by office phone number
  170.                          F.  by birthday
  171.                          G.  by user coded notes
  172.                               a.  e.g.  family
  173.                               b.        colleagues
  174.                                         etcetera
  175.  
  176.                         Hardcopy  of  the results of the  search
  177.                         are then readily available
  178.  
  179.                     4.  Sorted
  180.                          A.  by name  in alphabetical order
  181.                          B.  by zip code in numerical order
  182.                          C.  by birthday in chronological order
  183.  
  184.                     
  185.                         Hardcopy  of  the  sorted  file  is  then
  186.                         readily available
  187.                         
  188.                         SUBDIRECTORIES of the main directory can
  189.                         also be created routinely
  190.                     
  191. Required equipment:
  192.      IBM  Personal Computer with 64K of memory,  one disk drive,
  193. and monochrome display.  The Address Book does support color if
  194. you have a color monitor.
  195.  
  196. How do you use The Address Book?
  197.      The Address Book is self-loading (it will boot  itself). 
  198. Put the  disk  in drive A, and type  <Ctrl><Alt><Del>.   
  199.  
  200.     The following appears on your screen:
  201.  
  202.         
  203. -----------------------------------------------------------------
  204.  
  205. [NOTE:   In the following examples, requested data, messages, 
  206. notes of clarification,  and directions are given in brackets]
  207.  
  208.  
  209.                                  THE
  210.                             ADDRESS BOOK
  211.  
  212.                      Integrated Software Systems
  213.  
  214.                          BALTIMORE, MARYLAND
  215.  
  216.             (C) COPYRIGHT 1983     E. Loh and R. L. Caret
  217.  
  218.                           Date:  00-00-0000
  219.                           Time:  00:00:00
  220.  
  221.  
  222.     INTEGRATED  SOFTWARE  SYSTEMS          SERIAL  NUMBER:  XXXXX
  223.         
  224. ------------------------------------------------------------------
  225.  
  226. You will first be asked if you are using a monochrome or color
  227. monitor. Having made your choice, the following appears:
  228.  
  229. ------------------------------------------------------------------
  230.  
  231.                   Sound effects are normally on
  232.                       to continue, enter <Y>.
  233.                 To disable sound effects, enter <N>.
  234.  
  235. ------------------------------------------------------------------
  236.  
  237.  
  238.  
  239.         
  240. ------------------------------------------------------------------
  241.  
  242.            Enter the DISK drive where your records are stored.
  243.                        Drive <A>, <B>, OR <C>
  244.         
  245. ------------------------------------------------------------------
  246.  
  247.      After selecting a drive, the following appears:
  248.         
  249. ------------------------------------------------------------------
  250.       --------------------------------------------------------
  251.          DIRECTORY FILES ON ACTIVE DISK ARE:
  252.  
  253.          [FILESPEC.DAT  FILESPC1.DAT  FILESPC2.DAT  ETC.]
  254.  
  255.           
  256.          [Filespecs  (e.g.  BlackBok)  will be listed here.] 
  257.       --------------------------------------------------------
  258.  
  259.          Enter FILE you would like to EXAMINE or CREATE...
  260.  
  261. [Insert  the  name of the file you wish to examine  from the previous
  262. list.  After typing in the filespec, type <Return>. Note:  You
  263. are limited to the standard legal characters  and length used in
  264. naming any IBM file. The file will be  saved on  disk  as  filespec.dat
  265. but you may  type  only  filespec, omitting the extension, .dat]
  266.         
  267. -------------------------------------------------------------------
  268.  
  269.      If  no file is presently stored on disk,  the following  will
  270. appear on the screen:
  271.  
  272.         
  273. -------------------------------------------------------------------
  274.  
  275.     NO '....DAT' FILES ON ACTIVE DISK                (C) 1983
  276.                                                  Date:  00-00-0000
  277.     CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING:                 Time:  00:00:00
  278.  
  279.                         
  280.  
  281.  
  282.     C)REATE New File
  283.     L)OAD DATA DISK
  284.         
  285. -----------------------------------------------------------------
  286.  
  287.      Upon  entering a filespec and <Return> the screen appears
  288. as follows:
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.         
  294. -----------------------------------------------------------------
  295.                             
  296.                You are creating a NEW file!
  297.  
  298.            The file filespec.dat will be overwritten!
  299.  
  300.                   Please ENTER <G> to continue,
  301.                                <R> to return to MENU and   <Return>
  302.  
  303.         
  304. -----------------------------------------------------------------
  305.  
  306.      <R>  returns  you  to the beginning  MENU as shown  below
  307. and  <G> returns the menu shown on the following page.
  308.         
  309. ------------------------------------------------------------------
  310.  
  311.                  MAIN MENU                             (C) 1983
  312.                                                    Date:  00-00-0000
  313.          CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING               Time:  00:00:00
  314.          
  315.          
  316.          
  317.  
  318.           Key F1 Return to MAIN Menu
  319.           Key F2 or E)DIT/ADD address
  320.           Key F3 or D)ELETE address
  321.           Key F4 or B)SORT Address Book             
  322.           Key F5 or S)EARCH Address Book
  323.           Key F6 or P)RINT Address Book
  324.           Key F7 or L)IST of names in the Address Book
  325.           Key F8 or X)EXAMINE another file
  326.           Key F9 or F)ILE--save and continue
  327.           Key F10 or T)RANSFER Records
  328.           Alt Key F10 or C)CREATE NEW Address Book     
  329.           Ctrl Key F10 or Q)UIT-EXIT Address Book
  330.  
  331.                                                KEY F1 = MAIN MENU
  332.  
  333. [This is the main menu--type,for example, <C><Return>.]
  334.  
  335.         
  336. -------------------------------------------------------------------
  337.  
  338.      The  following  illustrates what happens when each  of  thes
  339. commands is chosen  by typing  <Command><Return>,   e.g. <C><Return>
  340. or <Alt> <F10> <Return>:
  341.  
  342.          
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347. For <C> (CREATE):
  348.         
  349. ----------------------------------------------------------------------
  350.  
  351.                     You are creating a NEW file!
  352.             The file filespec.dat will be overwritten!        
  353.                    PLEASE ENTER <G> TO CONTINUE
  354.                                 <R> TO RETURN TO MENU
  355.  
  356.  
  357. [Typing <G> will allow you to create a new file.  The following
  358. information will be requested one line at a time.]
  359.  
  360. [It  is  important that you are consistent in typing in  your 
  361. information.   Searches,  in  particular,  will  require  the 
  362. requested information to be typed in exactly the same  format 
  363. as  the  information  appears  in  your  address  book.   One 
  364. possibility  is to always use capital letters;  another is to 
  365. capitalize the first letter of each word or line;  it doesn't 
  366. matter as long as you are consistent!]
  367.  
  368.  
  369. THE FILES ARE CURRENTLY SET UP TO RECEIVE AS FOLLOWS:
  370.  
  371. ADDRESS #:   [The file number is provided--this will vary     
  372. as the file is sorted in various ways (see SORTING below).]
  373.  
  374. GREETING:  (1=Dr.,2=Mr.,3=Mrs.,4=Ms.,5=Miss,6=Your own,7=None):
  375. NAME:  --------------------------------
  376. TITLE:  -------------------------------
  377. COMPANY/P.O.:  ------------------------
  378. STREET:  ------------------------------
  379. CITY:  ---------------------
  380. STATE:  --
  381. ZIP CODE:  -----
  382. TELEPHONE:
  383. HOME:  ----------------
  384. OFFICE:  --------------  
  385. BIRTHDAY:  ---------
  386. NOTE:  ----------------------------------------------------
  387.           
  388. For GREETING you can combine TWO numbers (1-6).  EX:23= MR. and
  389. MRS. (Available:  any combination)
  390.  
  391. To EXIT and RETURN to EDIT menu, type 'KEY F2'
  392.  
  393. HIT ANY KEY TO CONTINUE
  394.  
  395.                ------------------------------------------------------
  396. F KEYS:  F1:MAIN menu F2:EDIT menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  397.  
  398.          
  399. [Type in the requested information line by line.  When a line 
  400. is  complete  type  <Return>  and  the  next  line  will   be 
  401. requested. If you make an error, you can correct it by using  
  402. the backspace and cursor movement keys.  If you wish to 
  403. delete a line at any point,  type <@><Return>.   If you  have 
  404. already returned the line which contains the error,  you will 
  405. be  provided  with an opportunity to correct the file  before 
  406. saving  it  or  you can correct the file by  using  the  EDIT 
  407. command from the main menu (see below).]
  408.  
  409. [Typing  STOP <Return>  for any item of requested information 
  410. will terminate the CREATE sequence and return you to the EDIT 
  411. menu.   Before you are allowed to exit from the EDIT routine, 
  412. you will be asked if you wish to save your edited  file.   If 
  413. you have made any changes, you should save the new file!.
  414.  
  415. [The  GREETING  is  used when  printing  mailing  labels--see 
  416. below.   Enter  the appropriate number(s) (FOR EXAMPLE: 1=Dr.,2=Mr.,
  417. 3=Mrs.,  4=Ms.,  5=Miss,  6=Your  own,  7=None.   Two greetings
  418. may also be combined in the following ways:  11=Dr.& Dr.,  12=Dr.
  419. &  Mr., 13=Dr. & Mrs., 14=Dr. & Ms., 23=Mr. & Mrs., 24=Mr. & Ms..]
  420.  
  421. [QUIT at any time type <F1><Return>--this will return  you to 
  422. the MAIN menu.   The <F1> serves this function throughout the running
  423. of this program.  CAUTION:  <F1><Return> will not save the data
  424. which still appears on the screen--see the STOP command above.]
  425.  
  426.  
  427. [If  you  are  entering a company name and  not  that  of  an 
  428. individual,  enter  the  company name as the first  name  and 
  429. leave the surname blank to get the required printing format.]
  430.  
  431. [Note  that  the  file  currently  being  addressed  and  the 
  432. function (e.g.  sort, print, etc.) being used are provided in 
  433. the bottom right and left hand corners of the screen whenever 
  434. one  of  the  menus is being displayed.   This will  be  true 
  435. throughout the  program.   Also,  before a file is edited  or 
  436. changed in any way, you will be asked if you wish to create a 
  437. back-up  file (filespec.bak) as an extra  precaution  against 
  438. losing data.]
  439.  
  440.  
  441. For <E> (EDIT):
  442.  
  443.      The  format of the files will be displayed (see the display
  444. in the C)REATE section) followed by:
  445.         
  446. ---------------------------------------------------------------------
  447.                   
  448.       EDIT MENU                                  (C) 1983
  449.                                              Date:  00-00-0000
  450.                                              Time:  00:00:00
  451.  
  452. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING
  453.  
  454.  
  455. U)PDATE file                          
  456. A)DD to file
  457. E)XAMINE and/or UPDATE NOTE keys 
  458.  
  459.  
  460.  
  461.                               KEY F1 = Return to MAIN menu
  462.                                   F2 = Return to EDIT menu
  463.                                   F7 = List of names in Address Book
  464.                                   F8 = Keys used in NOTES
  465.                                   F9 = Save/continue
  466.                                   F10 = HELP        
  467.                                   Alt F10 = QUIT        
  468.  
  469. [Typing  the appropriate command will allow you to add  files 
  470. to  an  already existing address book,  edit files to  update 
  471. them,  or  examine and/or update the user defined NOTES  (see 
  472. SEARCH menu below).]
  473.  
  474.  [The  function  keys may be used for quick  access  to  other
  475.  portions  of  the  program as described in  the  lower  right
  476.  quadrant of the screen above:   F1 takes you back to the MAIN
  477.  menu  while  F2 returns you to the EDIT menu;  F7 produces  a
  478.  complete list of the names currently in the Address Book file
  479.  being  accessed while F8 produces the user defined NOTES  and
  480.  allows you to edit them if you wish; typing F9 will allow you
  481.  to  save  the working file and to continue working  with  the
  482.  present file --an added precaution against losing  data;  F10
  483.  provides  HELP while <Alt> F10 allows you to QUIT --you  will
  484.  be prompted to be sure of your intent.  Function keys F1, F7,
  485.  F8,  F9 and F10 provide this function throughout this program
  486.  regardless  of  what menu is being accessed.   They  will  be
  487.  listed  on  virtually all of the menus in the  Address  Book. 
  488.  The  F2-F6 keys are only displayed on menus in which they are
  489.  appropriate.   Examples are provided in the following  pages. 
  490.  A  complete summary of the function key commands is  provided
  491.  as a supplement to this documentation.]
  492.  
  493.               
  494.      A brief description/summary of the function keys follows:
  495.          
  496.          F1 = Return to MAIN menu
  497.          F2 = Return to EDIT menu
  498.          F3 = Return to DELETE menu
  499.          F4 = Return to SORT menu
  500.          F5 = Return to SEARCH menu
  501.          F6 = Return to PRINT menu
  502.          F7 = List of Names in Address Book
  503.          F8 = KEYS used in NOTES
  504.          F9 = Save and Continue
  505.          F10 = Help
  506.      Alt F10 = QUIT
  507.  
  508.    
  509. -----------------------------------------------------------------------
  510.     
  511. Typing <U> gives--
  512.  
  513. ----------------------------------------------------------------------
  514.  
  515.                      ENTER:   SURNAME & <Return>
  516.       (full name or any part starting from left most character)
  517.  
  518.                                  OR
  519.  
  520.                 <!> <Return> TO EXAMINE complete file
  521.  
  522.                                  OR
  523.  
  524.                     <Return> return to EDIT menu
  525.  
  526. If corrections are necessary, you must REENTER each entry completely!
  527.                
  528.      If you want to add to the files, start the addition with <&>
  529.      OR advance to the point where you want to insert or add using
  530.      ? then type in the new data.
  531.  
  532.  
  533.                The <@> character will erase the entry 
  534.  
  535.  
  536.                              SURNAME...
  537.  
  538.  [Type  in the surname for the file you wish to edit.   An <!>
  539.  will  allow  you to examine the complete  file  sequentially,
  540.  entry by entry.]
  541.  
  542. [The entry will be presented,  line by line,  and you will be 
  543. provided  the  opportunity  to  make  corrections.    If   no 
  544. corrections  of  a given line are required,  simply  hit  the 
  545. <Return>  key.   If  you wish to make  corrections,  you  may 
  546. retype  the entire line,  use the cursor keys to move to  the 
  547. point  you  wish to begin inserting data and type  from  that 
  548. point on, or type an <&> at the point you wish to insert data 
  549. and type from that point on.]
  550.  
  551. F KEYS:  F1:MAIN menu F2:EDIT menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  552.        
  553. --------------------------------------------------------------------
  554.  
  555.      Note  that the function keys are provided at the  bottom 
  556. of the screen for easy viewing;   this feature is provided on 
  557. virtually  all  sub-menus in the Address Book.  The keys  are 
  558. invoked  by typing the appropriate function key  followed  by 
  559. <Return>. 
  560. Typing <A> will allow you to enter data using the same format as
  561. described above in the section on file creation.
  562.  
  563.  
  564. Typing <E> gives--  
  565.         
  566. -----------------------------------------------------------------
  567.  
  568. EDIT ... NOTE KEYS
  569.  
  570.                   ENTER:  NOTE KEY & <Return>
  571.      exactly the way you want it to appear in the  NOTES
  572.          
  573. [It  is  suggested that the user defined notes consist  of  a 
  574. three  character designation (see the SEARCH section  below), 
  575. e.g.  NEI  =  NEIGHBOR,  REL = RELATIVE.   Type in the  three 
  576. character designation followed by <Return>.  You will then be 
  577. provided the opportunity to define the NOTE.]
  578.  
  579.                              TO DELETE
  580.  
  581.                    Enter [-] minus key and <Return>
  582.  
  583. [You will querried as to which key(s) you wish to delete]
  584.  
  585.                                  OR
  586.  
  587.          <Return> Save NOTE KEYS and return to EDIT menu
  588.  
  589. NOTE KEY ...
  590.          
  591. F KEYS:  F1:MAIN menu F2:EDIT menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  592.  
  593. NOTE:  WHENEVER YOU ADD OR DELETE FROM THE ADDRESS BOOK IT IS ADVISABLE
  594. TO RE-SORT YOUR DATA IMMEDIATELY BEFORE PROCEEDING WITH ANY OTHER
  595. OPERATIONS!
  596.  
  597. For <D> (DELETE):
  598.         
  599. ------------------------------------------------------------------
  600.     EDIT-DELETE-MENU                           (C) 1983
  601.                                             Date:  00-00-0000
  602.                                             Time:  00:00:00
  603.  
  604. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING
  605.  
  606.  
  607.  
  608.  
  609. R)ECORD number
  610. S)URNAME
  611. !)EXAMINE complete file
  612.  
  613.  
  614.  
  615.                              KEY F1 = Return to MAIN menu
  616.                                  F2 = Return to DELETE menu
  617.                                  F7 = List of names in Address Book 
  618.                                  F8 = Keys used in NOTES
  619.                                  F9 = Save/continue
  620.                                  F10 = HELP 
  621.                              Alt F10 = QUIT                   
  622.           
  623.              
  624.                  
  625. [<R>  will  allow you to delete a given file by  file  number 
  626. (address)  and   <S>  will allow you to delete by  last  name 
  627. (surname).    <!>  will  allow  you  to  examine  each  entry 
  628. sequentially.   The  file to be deleted is displayed and  you 
  629. are  asked  if you wish to delete it before the  deletion  is 
  630. actually finalized.]
  631.  
  632.         
  633. -----------------------------------------------------------------
  634.  
  635. For <B> (SORT):
  636.  
  637.      Before proceeding, you will be provided the opportunity of
  638. creating a backup file.
  639.         
  640. ---------------------------------------------------------------------
  641.  
  642.  
  643.        SORT MENU                                (C) 1983
  644.                                              Date:  00-00-0000
  645.                                              Time:  00:00:00
  646.  
  647. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING
  648.  
  649.  
  650.  
  651. C)ITY--alphabetical order
  652. N)AME--alphabetical order
  653. S)TATE--alphabetical order
  654. Z)IP CODE--numerical order
  655. B)IRTHDAY--Month/Day (chronological order)
  656.  
  657.  
  658.                              KEY F1 = Return to MAIN menu
  659.                                  F4 = Return to SORT menu
  660.                                  F7 = List of names in Address Book 
  661.                                  F8 = Keys used in NOTES
  662.                                  F9 = Save/continue
  663.                                 F10 = HELP
  664.                             Alt F10 = QUIT
  665.  
  666. [Once  the SORT is completed,  the new,  sorted file  can  be 
  667. printed  using  the  PRINT command from the  main  menu  (see 
  668. below) or,  if you list it on the screen (an option provided) 
  669. you can use the <Shift> + <PrtSC> keys to print the screen]
  670.  
  671. [When  sorting  by birthdays,  only those files for  which  a 
  672. birthday  has  been  entered  in the  address  book  will  be 
  673. provided]
  674.  
  675.  ---------------------------------------------------------------------
  676.  
  677.      Once you have sorted a file,  you may wish to save it on 
  678. disk under a different filename (filespec.dat).  For example, 
  679. your working file might be in alphabetical order and you wish 
  680. a  duplicate  file  sorted by zipcode.   In the  interest  of 
  681. saving  time,  you  might save the same file which  has  been 
  682. sorted  in  various ways;  you can save each of  these  files 
  683. under a different file name. (For example zip-file.dat, name- 
  684. file.dat,  etcetera.) You will be provided with this opportunity
  685. You  can  also save and continue at any time by using function
  686. key F9. 
  687.  
  688. For <S> (SEARCH):
  689.  
  690.      Before proceeding, you will be provided the opportunity of
  691. creating a backup file.
  692.  
  693.         
  694. ---------------------------------------------------------------------
  695.  
  696.  
  697.       SEARCH MENU                              (C) 1983
  698.                                             Date:  00-00-0000
  699.                                             Time:  00:00:00
  700. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.  
  706. B)IRTHDAY
  707. F)IRST name
  708. S)NAME-surname
  709. C)OMPANY
  710. H)OME telephone number
  711. O)IFFICE telephone number
  712. N)OTES
  713. Z)IPCODE
  714.  
  715.  
  716.  
  717.                             KEY F1 = Return to Main menu
  718.                                 F5 = Return to SEARCH menu
  719.                                  F7 = List of names in Address Book 
  720.                                  F8 = Keys used in NOTES
  721.                                  F9 = Save/continue
  722.                                 F10 = HELP 
  723.                             Alt F10 = QUIT
  724.  
  725.  
  726. [These categories are all self explanatory with, perhaps, the 
  727. exception of NOTES.   The NOTES category can be used to store 
  728. whatever  additional  information  the author  may  wish--any 
  729. information that does not fit into one of the other requested 
  730. categories.   The  first characters stored in  this  category 
  731. when  creating a file can be user defined  (e.g.  FAM=FAMILY, 
  732. NEI=NEIGHBOR PRO=PROFESSIONAL COLLEAGUE, STU=STUDENTS, etc.). 
  733. Any  number of characters can be defined but it is  suggested 
  734. that   three  characters  be  coded  in  this   way.    Ample 
  735. flexibility   is  provided  with  a  minimum  of  complexity. 
  736. Searches can then be run on any of these categories.]  
  737.  
  738. [All telephone numbers (Home and Office) can be searched from 
  739. beginning or end.  That is, for example, the following number 
  740. can be found by typing a 207 or 34--207-2231134.]
  741.  
  742.         
  743. -------------------------------------------------------------------
  744.  
  745.  
  746.      Once a search has been completed, the following will appear:
  747.         
  748. -------------------------------------------------------------------
  749.                                                    (C) 1983
  750.                                                 Date:  00-00-0000
  751.                                                 Time:  00:00:00
  752.  
  753.  
  754.                                   Hit any key to Continue
  755.                                            OR
  756.                              <D> to give a Printout of Search 
  757.                                           ONLY
  758.  
  759. [To  review additional material retrieved in the  search  hit 
  760. any  key--if you prefer a printout of the searched  material, 
  761. type <D>] 
  762.  
  763.  
  764. F KEYS:  F1:MAIN menu F5:SEARCH menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  765.         
  766. -------------------------------------------------------------------
  767.  
  768.      After  the  last entry of searched material is displayed 
  769. on the screen, the following appears:
  770.         
  771. -------------------------------------------------------------------
  772.           
  773.                                                       (C) 1983
  774.                                                  Date:  00-00-0000
  775.                                                  Time:  00:00:00
  776.  
  777.  
  778.                          
  779.                                          SEARCH COMPLETED
  780.                                 Do you want a HARDCOPY printout of
  781.                                 YOUR SEARCH PRINT <Y>-YES or <N>-NO 
  782.                                                   ?
  783.  
  784.  
  785. [Answering NO takes you back to the SEARCH menu.  A YES gives 
  786. the following:]
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791. F KEYS:  F1:MAIN menu F5:SEARCH menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  792. ----------------------------------------------------------------
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802. -----------------------------------------------------------------
  803.  
  804.     SEARCH-HARDCOPY-MENU                       (C) 1983
  805.                                           Date:  00-00-0000
  806. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING               Time:  00:00:00
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811. A)DDRESS & NAME ONLY
  812. N)AME, ADDRESS AND TELEPHONE
  813. C)OMPLETE DOSSIER
  814.  
  815. [Once you have chosen the format  and entered it, you will be 
  816. told  to turn on your printer and type any key  to  continue. 
  817. The HARDCOPY will then be printed.]
  818.  
  819. F KEYS:  F1:MAIN menu F5:SEARCH menu F7:NAMES F8:NOTES F9:SAVE/CONT
  820.         
  821. ---------------------------------------------------------------------
  822.  
  823. For <P> (PRINT):
  824.  
  825.      Before  printing,  you will be provided the opportunity of
  826.  setting  certain parameters:
  827.          1.  Defining your IBM parallel printer as LPT1 (Yes or
  828.              No)
  829.          2.  Defining you letter quality printer as LPT2 (Yes or
  830.              No)
  831.          3.  Defining the length of your paper (in inches)
  832.          4.  Setting single sheet feed (Yes or No)
  833.          5.  Defining the TITLE of your Address Book
  834.  
  835.         
  836. ---------------------------------------------------------------------
  837.  
  838.         PRINT MENU                                (C) 1983
  839.                                               Date:  00-00-0000
  840.                                               Time:  00:00:00
  841. CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING
  842.  
  843.  
  844.  
  845. A)DDRESS and NAMES
  846. B)IRTHDAYS and NAMES
  847. C)OMPLETE data (except NOTES)
  848. M)AILING LABEL form
  849. R)OLODEX LABELS
  850. N)OTES  (Complete Data)
  851. P)WordPerfect*--MAIL MERGE
  852. S)WordStar*--MAIL MERGE 
  853. T)ELEPHONE NUMBERS and NAMES
  854. Z)IP CODE--all Addresses within zone
  855.  
  856.  
  857.  
  858.                              KEY F1 = Return to MAIN menu
  859.                                  F6 = Return to PRINT menu
  860.                                  F7 = List of names in Address Book 
  861.                                  F8 = Keys used in NOTES
  862.                                  F9 = Save/continue
  863.                                 F10 = HELP
  864.                             Alt F10 = QUIT
  865.  
  866. [If  M) is chosen,  you will be asked to provide  information 
  867. regarding  the  format  to be used in  printing  the  labels: 
  868. address  labels one across,  two across or three across.   You
  869. will also be provided the following options:
  870.          1. Include the title of courtesy (e.g. Mr.)
  871.          2. Include the formal title (e.g. Vice-president)
  872.          3. Include the Company name 
  873.          
  874.          4. Include a message (e.g. Merry Xmas) ]
  875.  
  876. [The  mailing label form allows labels to be printed  for  selected
  877. zip codes or printed for selected user defined notes] 
  878.  
  879. [Hardcopy  can now be printed by choosing one of the commands 
  880. provided.]
  881.  
  882. --------------------------------------------------------------------
  883.  
  884.          The <P> and <S> options allow you to create subdirectories
  885. for  use  with the MAIL MERGE options in either WordStar* or
  886. WordPerfect*.
  887.          The following options are provided:
  888.          1.  First name
  889.          2.  Last name
  890.          3.  Title of Courtesy and Last name
  891.          4.  Title of and Full Name
  892.          5.  Title or Rank
  893.          6.  Company
  894.          7.  Street Address
  895.          8.  City, State, Zipcode
  896.          9.  Global Message (one line)
  897.         10.  Individual Message (one line)
  898.  
  899.      Once you have defined the fields (1-10 above) you wish included
  900. in the subdirectory you will be asked to create the subdirectory
  901. using zipcodes or user defined notes.  If, for example, a note
  902. for all relatives is chosen--the subdirectory will include a file
  903. on all rleatives found in the main directory including all of the
  904. fields selected above.  Global messages will be included automatically
  905. while individual messages will be querried file by file.  You will
  906. be asked to name the file and the file will then be automatically
  907. saved to disk for later use with the designated wordprocessing
  908. software.
  909.  
  910.      These options will be made available through a series of questions
  911. presented on the screen.
  912. For <L> (LIST):  The complete liste of names in the file will be
  913. presented on the screen and may be printed out.
  914.  
  915. For  <F> (FILE):  The file you are currently accessing  will  
  916. be saved and the program will then continue.
  917.  
  918. FOR  <X> (EXAMINE):  The file in memory will be replaced by a 
  919. new  file to be specified--data from the first file  is  lost 
  920. unless   saved  prior  to  typing  <X>;   see   <F>  (above). 
  921. terminates the program.
  922.  
  923. FOR  <T>  (TRANSFER):   This option will allow you  to  selectively
  924. transfer records from the active file to a new file you designate--
  925. a subdirectory.   The files can be transferred by user defined
  926. NOTE by  ZIPCODE or by manually providing the SURNAME.   A list
  927. of the  files  transferred  to the subdirectory is obtained by
  928. typing  <L>  while in the <T> Menu.
  929.  
  930.          *  Wordstar is a trademark of MicroPro International 
  931.             Corporation
  932.             WordPerfect is a trademark of Satellite Software  
  933.             International 
  934.  
  935.  
  936.                        GENERAL INFORMATION
  937.  
  938. NOTE:   The software is menu driven and user  friendly.   The 
  939. more  important  features  of  the various  menus  have  been 
  940. outlined  here--additional  features will be obvious  as  the 
  941. program is accessed and run.  
  942.  
  943. CUSTOMIZED ADDRESS BOOKS:   The address book program provided 
  944. here  allows for approximately 300 files to be saved  to  and accessed
  945. from disk.  The program can be modified to allow for a  file disk
  946. to be used in conjunction with the program disk.  This and other
  947. customized modifications are available.   Mail inquiries  to  the
  948. address provided below.  If you  wish  to discuss  a specific
  949. modification,  our phone number  is  also   provoded for your use.
  950.  
  951. RAM  DRIVE OPERATION:   The Address Book operates most quickly
  952. and efficently   if  used  from  a  "superdrive  or  ram  drive". 
  953. An  AUTOEXEC.BAT  file can be created to load the entire address
  954. book, including data files,  to the ram drive and to then default
  955. to that  drive.
  956.  
  957. ADDRESS:   INTEGRATED SOFTWARE SYSTEMS
  958.            POB 61
  959.            PHOENIX, MD. 21131
  960.  
  961.            TELEPHONE: 301-4672018          
  962.  
  963. SUMMARY OF COMMANDS
  964.  
  965.  
  966.  
  967. Main Menu:      CHOOSE ONE OF THE FOLLOWING:
  968.                        Key F1 Return to MAIN Menu
  969.                        Key F2 or E)DIT/ADD address
  970.                        Key F3 or D)ELETE address
  971.                        Key F4 or B)SORT Address Book          
  972.                        Key F5 or S)EARCH Address Book
  973.                        Key F6 or P)RINT Address Book
  974.                        Key  F7 or L)IST of names in the  Address
  975.                             Book
  976.                        Key F8 or X)EXAMINE another file
  977.                        Key F9 or F)ILE--save and continue
  978.                        Key F10 or T)RANSFER Records
  979.                        Alt Key F10 or C)REATE NEW Address Book
  980.                        Ctrl Key F10 or Q)UIT-EXIT Address Book
  981.    
  982. EDIT MENU:      EDIT:
  983.                        U)PDATE file
  984.                        A)DD to file
  985.                        E)XAMINE and/or UPDATE NOTE key
  986.  
  987.  
  988. DELETE MENU:    DELETE:
  989.                        R)ECORD number
  990.                        S)URNAME
  991.                        !)EXAMINE complete file
  992.  
  993. SEARCH MENU:    SEARCH:
  994.                        B)IRTHDAY
  995.                        F)IRST name
  996.                        S)URNAME -surname
  997.                        C)OMPANY
  998.                        H)OME telephone number
  999.                        O)FFICE telephone number
  1000.                        N)OTES 
  1001.                        Z)IPCODE
  1002.  
  1003.  
  1004. SORT MENU:      SORT:
  1005.                        C)ITY--alphabetical order
  1006.                        N)AME--alphabetical order
  1007.                        S)TATE--alphabetical order
  1008.                        Z)IP CODE--numerical order
  1009.                        B)IRTHDAY--MONTH/DAY   (Chronological order)
  1010.                                             
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018. PRINT MENU:     PRINT:
  1019.                        A)DDRESS and NAMES
  1020.                        B)IRTHDAYS and NAMES
  1021.                        C)OMPLETE data (except NOTES)
  1022.                        M)AILING LABEL form
  1023.                        N)OTES (Complete Data)
  1024.                        P)WordPerfect*--MAIL MERGE
  1025.                        S)WordStar*--MAIL MERGE
  1026.                        S)ELECT new PRINTING TITLE
  1027.                        T)ELEPHONE NUMBERS and NAMES
  1028.                        Z)IP CODE--all Addresses within zone
  1029.  
  1030. MAIL MENU:      MAILING LABEL MENU:
  1031.                        1)Mailing labels ONE across
  1032.                        2)Mailing labels TWO across
  1033.                        3)Mailing labels THREE across
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040. SUMMARY OF FUNCTION KEYS
  1041.  
  1042.  
  1043.                F1 = Return to MAIN menu
  1044.  
  1045.                F2 = Return to EDIT menu
  1046.  
  1047.                F3 = Return to DELETE menu
  1048.  
  1049.                F4 = Return to SORT menu
  1050.  
  1051.                F5 = Return to SEARCH menu
  1052.  
  1053.                F6 = Return to PRINT menu
  1054.  
  1055.                F7 = List of Names in Address Book
  1056.  
  1057.                      Complete list of names on working file
  1058.  
  1059.                F8 = KEYS used in NOTES
  1060.  
  1061.                      User defined NOTES on working file
  1062.  
  1063.                F9 = Save/continue
  1064.  
  1065.                F10 = HELP
  1066.  
  1067.           Alt  F10 = QUIT  (Defined differently when used from
  1068.                             the MAIN MENU--see specific menus)
  1069.                         
  1070.          
  1071. EXAMPLES TO TRY:
  1072.  
  1073.                     Complete (Sample) Address Book
  1074.  
  1075.                     Address Book--Names and Addresses 
  1076.  
  1077.                     Address Book--Mailing Labels
  1078.                                    3 columns by zipcode
  1079.                                    1 column by note
  1080.  
  1081.                     Address Book--Complete File
  1082.  
  1083.                     Address Book--Names/Birthdays
  1084.  
  1085.                     Address Book--Names/Notes
  1086.  
  1087.                     Address Book--Names/Telephone Numbers
  1088.  
  1089.                     Address Book--by Zipcode
  1090.  
  1091.                     Address Book--Sort by Surname
  1092.                                   Print Names Only      
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.                     Miscellaneous other hardcopy available depending
  1097.                     on sort, search, and print modes  chosen.
  1098.  
  1099. INTEGRATED SOFTWARE SYSTEMS
  1100.  
  1101.  
  1102. VOLUNTARY INVOICE
  1103. USER SUPPORTED SOFTWARE
  1104.  
  1105.  
  1106. ENCLOSED IS  $25; A VOLUNTARY DONATION TO INTEGRATED SOFTWARE SYSTEMS
  1107. FOR PROVIDING "THE ADDRESS BOOK".
  1108.  
  1109.  
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.                   MAIL TO:  ISS
  1114.                         POB 61
  1115.                         PHOENIX, MD. 21131
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.